Van doos naar draaiend scherm.

Inloggen en je account

Een GymCast-account hangt aan een e-mailadres. Onder dat account vallen je vestigingen, en onder een vestiging vallen de schermen, de media, de playlists en de quotes. Wat je in de ene vestiging aanpast, raakt nooit een andere vestiging.

Een account aanmaken

1. Open het dashboard

   Ga naar het adres van het dashboard. Werk je onder een eigen webadres van je club, gebruik dan dat adres. Beide brengen je op dezelfde plek, alleen ziet het er anders uit. Zie Eigen webadres.

2. Meld je aan met je e-mailadres

   Kies een wachtwoord van minstens acht tekens. Gebruik geen wachtwoord dat je ergens anders ook gebruikt.

3. Bevestig je e-mailadres

   Je krijgt een mail met een link. Klik die aan, anders kun je nog niet inloggen. Zie je de mail niet, kijk dan in de map ongewenst of spam.

4. Log in

   Vul je e-mailadres en wachtwoord in. Heb je tweestapsverificatie aanstaan, dan vraagt het dashboard daarna om de code uit je authenticator-app.

Wachtwoord vergeten

Klik op het inlogscherm op de link om je wachtwoord opnieuw in te stellen. Je krijgt een mail met een link die maar korte tijd geldig is. Werkt de link niet meer, vraag dan gewoon een nieuwe aan. Zolang je het nieuwe wachtwoord niet hebt ingesteld, blijft je oude wachtwoord gewoon werken.

Uitloggen en ingelogd blijven

Je blijft op een apparaat ingelogd tot je uitlogt. Op een computer die meerdere medewerkers gebruiken, log je dus wel uit. Op de tv of mediaspeler die alleen een scherm laat zien, log je nooit in: die opent alleen het speleradres en heeft geen account nodig.

Rondleiding door het dashboard

Het dashboard heeft een vaste indeling: links de navigatie, rechts de pagina waar je op staat. Bovenin kies je de vestiging waar je in werkt. Alles wat je daarna doet, hoort bij die vestiging.

De navigatie links

Op telefoon en tablet

Op een smal scherm staat de navigatie niet vast in beeld. Je opent hem met de knop linksboven, waarna de zijbalk als lade naar binnen schuift. Tik je ergens naast de lade, dan sluit hij weer. Zo houd je op een telefoon de volle breedte over voor de pagina zelf.

De vestigingskiezer

Heb je meerdere vestigingen, dan staat bovenin welke vestiging actief is. Wissel je van vestiging, dan wisselt alles mee: de schermen, de media, de playlists en de quotes. Dit is verreweg de meest voorkomende oorzaak van "mijn wijziging komt niet door": de wijziging staat dan in de andere vestiging.

Vestigingen

Een vestiging is een locatie. Heb je één club, dan heb je één vestiging. Heb je vier clubs, dan maak je er vier aan. Dat is bewust gescheiden: een medewerker in de ene club kan niets in de andere aanpassen.

Een vestiging aanmaken

1. Kies een naam die je personeel gebruikt

   Meestal is dat de plaatsnaam. Die naam komt terug in de schermlijst, in je facturen en in het adres van de AI-assistent, dus houd hem kort en herkenbaar.

2. Voeg je eerste scherm toe

   Een lege vestiging doet nog niets. Ga verder bij Een scherm aanmelden.

3. Koppel de mensen die er bij mogen

   Zie Gebruikers. Iedereen ziet alleen de vestigingen waar hij aan gekoppeld is.

Wat per vestiging apart staat

• Schermen en hun stand
• Media en playlists
• Quotes
• Gebruikers die er bij mogen
• Het eigen webadres en de kleuren daarvan
• Het MCP-adres voor de AI-assistent

Een scherm aanmelden

Elk scherm is in GymCast een eigen regel met een eigen adres. Het apparaat aan de muur opent dat adres en houdt het open. Meer is het niet: geen installatie op het apparaat nodig, geen bestanden die je moet kopiëren.

1. Voeg het scherm toe in het dashboard

   Ga naar Schermen en maak een nieuw scherm aan. Geef het de plek als naam, bijvoorbeeld Entree of Vrije gewichten. Zo weet je later welke regel bij welke tv hoort.

2. Zet de stand goed

   Kies liggend of staand, en zet 180 graden draaien aan als de tv ondersteboven hangt. Zie Liggend, staand en gedraaid.

3. Koppel een playlist

   Zonder playlist blijft het scherm leeg. Heb je er nog geen, maak er dan eerst een. Zie Playlists.

4. Kopieer het speleradres

   Bij het scherm staat het adres van de speler. Dat adres is uniek per scherm en bepaalt wat er te zien is.

5. Open dat adres op het apparaat

   Op een Samsung-tv gebruik je de YOSENCO Player. Op een mediaspeler of mini-pc zet je het adres in de browser en die op volledig scherm.

6. Controleer of het scherm zich meldt

   Terug in het dashboard komt het scherm binnen enkele seconden op online te staan, met het tijdstip van de laatste melding. Blijft dat leeg, kijk dan bij Scherm doet niets.

Hoe snel staat een wijziging op het scherm

De speler vraagt elke drie seconden op wat er moet draaien. Je hoeft dus nooit iets te herstarten of te verversen: je past het in het dashboard aan en je ziet het vrijwel direct op de tv.

Een scherm hernoemen of verwijderen

Hernoemen kan altijd en heeft geen gevolgen voor het apparaat: het adres blijft hetzelfde. Verwijder je een scherm, dan heeft het apparaat aan de muur geen inhoud meer en blijft het leeg. Hang je later een nieuwe tv op dezelfde plek, maak dan een nieuw scherm aan en gebruik het nieuwe adres.

Liggend, staand en gedraaid

Een tv hangt niet altijd zoals de fabrikant bedoelde. Daarom stel je per scherm twee dingen in, en samen leveren die vier standen op. Zo past elk ophangpunt, ook als de stroomaansluiting je dwingt de tv op zijn kop te hangen.

Welke stand kies je

• Liggend voor lesroosters, meerdere blokken naast elkaar en video.
• Staand voor één boodschap per keer, aanbiedingen en quotes. In staande stand komt er een quote-overlay over het beeld.

De stand wijzigen bij een scherm dat al hangt

Je past het in het dashboard aan en binnen drie seconden draait het beeld mee. Je hoeft niet naar de tv toe en hoeft niets te herstarten. Wel moet je erop letten dat je media bij de nieuwe stand past: een liggende afbeelding op een staand scherm krijgt balken boven en onder.

Status en laatste melding

Bij elk scherm staat of het online is en wanneer het zich voor het laatst gemeld heeft. Dat is geen schatting: het apparaat meldt zich elke drie seconden, dus een scherm dat langer dan een minuut stil is, heeft echt een probleem.

Media

Onder Media staat alles wat je op een scherm kunt zetten: afbeeldingen en video. Je uploadt per vestiging, dus wat je in Amsterdam uploadt zie je niet in Utrecht staan.

Uploaden

1. Kies je bestanden

   Je kunt meerdere bestanden tegelijk uploaden. Ze komen in je medialijst te staan, nog zonder dat ze ergens draaien.

2. Zet ze in een playlist

   Uploaden alleen zet nog niets op een scherm. Een bestand komt pas in beeld als het in een playlist zit die aan een scherm hangt.

Waar je op let bij uploaden

• Formaat. Maak het bestand zo groot als het scherm. Voor liggend is dat 1920 bij 1080, voor staand 1080 bij 1920. Een liggende afbeelding op een staand scherm krijgt balken.
• Bestandsgrootte. Houd afbeeldingen onder een paar megabyte. Op een tv met een zwakke processor duurt een zwaar bestand merkbaar langer om te laden.
• Tekst. Zet tekst groot. Wat op je laptop leesbaar is, is dat op vijf meter afstand niet. Reken op letters van minstens een twintigste van de schermhoogte.
• Video. Video werkt, maar vraagt meer van het apparaat dan een afbeelding. Draait het schokkerig, zet de video dan om naar een lagere bitrate.
• Contrast. Licht grijs op wit ziet er op een monitor mooi uit en verdwijnt op een tv in een zaal met veel licht.

Media verwijderen

Verwijder je een bestand dat nog in een playlist zit, dan valt dat item uit de reeks. Controleer daarom eerst waar een bestand in gebruik is. Bij twijfel: laat het staan. Een ongebruikt bestand kost je niets en een gat in een draaiende playlist merkt de hele club.

Playlists

Een playlist is de reeks die een scherm afwerkt en daarna opnieuw begint. Je maakt een playlist per doel, niet per scherm, zodat je dezelfde reeks op meerdere schermen kunt zetten.

1. Maak een playlist

   Ga naar Playlists en maak een nieuwe lijst. Geef hem de naam van het doel, bijvoorbeeld Entree zomer.

2. Zet er media in

   Voeg de items in de volgorde toe waarin ze moeten draaien. Je kunt ze daarna verslepen.

3. Stel de tijd per item in

   Acht tot twaalf seconden werkt voor een afbeelding met weinig tekst. Staat er meer op, geef het dan langer. Video draait tot het einde.

4. Koppel de playlist aan een scherm

   Open het scherm en kies de playlist. Binnen drie seconden schakelt het scherm over.

Hoe lang mag een playlist worden

Reken uit hoe lang één ronde duurt. Bij tien items van tien seconden is dat honderd seconden. Staat iemand gemiddeld twee minuten bij het scherm, dan ziet hij de hele lijst. Wordt de ronde veel langer dan de tijd dat iemand ernaar kijkt, dan mist hij het grootste deel. Splits dan in twee playlists op twee schermen.

Dezelfde playlist op meerdere schermen

Dat kan gewoon. Je koppelt hem aan zoveel schermen als je wilt, en een wijziging in de playlist komt dan overal tegelijk door. De schermen lopen niet gelijk: elk apparaat begint op zijn eigen moment. Wil je twee schermen naast elkaar hetzelfde laten tonen, houd er dan rekening mee dat ze niet in de pas lopen.

Quotes

Quotes zijn korte teksten die over het beeld heen komen in staande stand. Ze wisselen los van de playlist, zodat je met een handvol afbeeldingen toch elke keer iets anders laat zien.

Wat een goede quote is op een scherm

• Kort. Maximaal ongeveer tien woorden. Langere teksten worden automatisch kleiner gezet en zijn op afstand niet meer te lezen.
• Eén gedachte. Geen twee zinnen met een komma ertussen.
• Passend bij de plek. Bij de vrije gewichten werkt iets anders dan in de kleedkamer.
• Zonder namen van personen, tenzij je zeker weet dat je de tekst mag gebruiken.

Beheren

Je beheert quotes per vestiging onder Quotes. Je kunt ze los toevoegen en verwijderen, of de hele set in één keer vervangen. Dat laatste is handig als je per seizoen een nieuwe reeks aanlevert.

Zelf ontwerpen

Onder Zelf ontwerpen maak je een schermafbeelding zonder ontwerpprogramma. Je kiest een formaat, zet tekst en beeld op hun plek en zet het resultaat direct in je media.

1. Kies eerst het formaat

   Staand of liggend, passend bij het scherm waar het op moet. Achteraf omzetten geeft een ontwerp dat niet meer klopt.

2. Zet je tekst en beeld neer

   Houd het rustig. Eén boodschap per beeld werkt op een scherm veel beter dan drie.

3. Bewaar het in je media

   Het ontwerp komt bij je bestanden te staan en is daarna in een playlist te zetten.

Wanneer gebruik je dit en wanneer Canva

Canva koppelen

Met de Canva-koppeling kies je rechtstreeks uit je eigen ontwerpen. Je hoeft niets meer te exporteren, downloaden en opnieuw uploaden, en een aangepast ontwerp haal je gewoon opnieuw op.

1. Ga naar de koppelingen

   Open Instellingen > Connecties. Daar staat Canva met een knop om te verbinden.

2. Geef toestemming bij Canva

   Je gaat naar Canva, logt daar in en geeft GymCast toestemming om je ontwerpen te lezen. Daarna kom je automatisch terug in het dashboard.

3. Kies een ontwerp

   Je ziet je ontwerpen als een raster met voorbeelden. Klik het ontwerp aan dat je wilt gebruiken.

4. Haal het binnen

   Het ontwerp komt als afbeelding of als document in je media te staan en is meteen in een playlist te zetten.

Als de koppeling niet lukt

• Sta je in Canva ingelogd op het juiste account? Bij twee accounts kies je makkelijk het verkeerde.
• Blokkeert je browser het venster dat naar Canva gaat? Sta pop-ups toe voor het dashboard.
• Is de verbinding oud en werkt hij niet meer, verbreek hem dan en verbind opnieuw.

Wat er in Instellingen staat

Instellingen is opgedeeld in tabbladen. Niet alles is voor iedereen zichtbaar: domeinen en abonnement horen bij de eigenaar, en wie via een eigen webadres van een club binnenkomt ziet het domeinbeheer helemaal niet.

Profiel en wachtwoord

Onder je profiel pas je je naam aan en wijzig je je wachtwoord. Je naam is wat je collega's zien in de gebruikerslijst, dus vul iets in waar ze je aan herkennen.

Wachtwoord wijzigen

1. Vul je nieuwe wachtwoord in

   Minstens acht tekens en niet hetzelfde als je andere wachtwoorden. Een wachtwoordmanager is hier de makkelijkste weg.

2. Bevestig

   Je blijft ingelogd op het apparaat waar je op dat moment op werkt.

Je e-mailadres wijzigen

Je e-mailadres is je inlognaam. Wijzig je dat, dan moet je het nieuwe adres bevestigen via een mail voordat je ermee kunt inloggen. Doe dit dus niet op het laatste moment voor een vakantie: raak je de mail kwijt, dan kom je er niet in.

Gebruikers

Onder Instellingen > Gebruikers bepaal je wie er bij een vestiging mag. Iedereen ziet alleen de vestigingen waaraan hij gekoppeld is, en niets daarbuiten.

1. Voeg iemand toe met zijn e-mailadres

   Heeft die persoon nog geen account, dan maakt hij dat aan met hetzelfde adres. Daarna staat de vestiging voor hem klaar.

2. Koppel hem aan de juiste vestiging

   Werkt iemand op twee locaties, koppel hem dan aan beide. Hij wisselt daarna zelf bovenin.

3. Haal iemand weg als hij vertrekt

   Dat doe je meteen bij vertrek. Zijn account blijft bestaan, maar hij ziet jouw vestiging niet meer.

Connecties

Onder Instellingen > Connecties staan de koppelingen met andere diensten. Op dit moment zijn dat er twee.

Tweestapsverificatie

Naast je wachtwoord kun je een tweede stap aanzetten met een code uit een app op je telefoon. Iemand met alleen je wachtwoord komt er dan niet in.

1. Open de beveiligingsinstellingen

   Ga naar Instellingen > Beveiligingen.

2. Scan de code

   Je krijgt een QR-code te zien. Scan die met een authenticator-app op je telefoon.

3. Vul de code uit de app in

   Vul de zescijferige code in om te bevestigen dat het werkt. Daarna is de tweede stap actief.

4. Bewaar je herstelcodes

   Schrijf de herstelcodes op en bewaar ze los van je telefoon. Verlies je je telefoon, dan zijn dat je enige weg terug.

Eigen webadres

Een vestiging kan het dashboard onder een eigen adres aanbieden, met eigen kleuren. Voor de club voelt het dan als hun eigen systeem in plaats van dat van een leverancier.

1. Vraag het adres aan

   Ga naar Instellingen > Domeinen en voeg het adres toe dat je wilt gebruiken. Per vestiging kun je maximaal twee adressen kwijt.

2. Stel de kleuren in

   Kies de accentkleur, de tekstkleur en de achtergrond. Het hele dashboard neemt die over voor iedereen die via dat adres binnenkomt.

3. Controleer het resultaat

   Open het adres in een nieuw venster. Je ziet het dashboard in de huisstijl van de vestiging.

Abonnement en facturen

Onder Mijn abonnementen zie je wat je afneemt, voor hoeveel vestigingen, en kom je bij je facturen en betaalgegevens.

Zo open je het klantportaal

Klik in Mijn abonnementen op de knop naar het klantportaal. Je gaat naar een beveiligde pagina van onze betaalpartner, waar je facturen kunt downloaden, je gegevens kunt wijzigen en je abonnement kunt opzeggen. Wij bewaren je kaartgegevens niet.

Opzeggen

Opzeggen doe je in het klantportaal. Je schermen blijven draaien tot het einde van de periode die je al betaald hebt. Daarna stopt de speler met het ophalen van inhoud en blijft het scherm leeg. Je media en quotes verdwijnen niet meteen, dus binnen redelijke termijn terugkomen kan zonder alles opnieuw op te bouwen.

Versie en buildnummer

Onderaan Instellingen staat welke versie van het dashboard je gebruikt, met het buildnummer en de datum. Dat lijkt een detail, maar het is het snelste stukje informatie bij een melding.

Geef bij een melding altijd het buildnummer mee. Dan weten we precies welke code je voor je hebt en hoeven we niet te gokken of je een oude versie in je browser hebt zitten.

Wat er per versie is veranderd, staat in het releaseoverzicht.

Eigenaarsportaal

Naast het gewone dashboard is er een portaal voor de eigenaar. Daar kijk je over alle vestigingen heen in plaats van in één vestiging. Je logt in met hetzelfde account.

Doelen en ringen

In het eigenaarsportaal stel je een doel in voor het aantal vestigingen en voor het aantal abonnementen. Een ring laat zien hoe ver je bent. Handig als je met een groeidoel voor het jaar werkt en niet elke week wilt gaan tellen.

1. Vul je doel in

   Bijvoorbeeld twaalf vestigingen aan het einde van het jaar.

2. Lees de ring af

   De ring vult zich mee met wat er werkelijk is. Je hoeft niets bij te houden.

Abonnementen per vestiging

Het abonnementenoverzicht laat per vestiging zien wat er loopt. Handig als je meerdere clubs beheert en wilt weten waar iets stilstaat.

• Welke vestigingen actief zijn en dus schermen kunnen laten draaien.
• Welke er nog niet aan staan, bijvoorbeeld een club die je net hebt toegevoegd.
• Waar een betaling niet gelukt is, zodat je dat kunt oplossen voordat de schermen leeg raken.

AI-assistent via MCP

Elke vestiging heeft een eigen adres waarmee je GymCast aan een AI-assistent hangt. Je vraagt in gewone taal om iets, en de assistent doet het in het dashboard. Geen knoppen, geen invulvelden.

MCP staat voor Model Context Protocol. Zie het als een stekkerdoos: jouw assistent krijgt een lijstje met dingen die hij bij GymCast mag doen, en niets daarbuiten.

Aanzetten

1. Haal het adres op

   Ga naar Instellingen > Connecties. Daar staat het MCP-adres van de vestiging. Het is uniek per vestiging.

2. Kies wat mag

   Zet per actie aan of de assistent hem mag gebruiken. Alleen lezen is de standaard. Zet schrijven pas aan als je weet wat je wilt.

3. Voeg het adres toe in je assistent

   Zet het adres in je assistent bij de koppelingen of connectors. De assistent haalt zelf op welke acties beschikbaar zijn.

4. Vraag iets kleins om te testen

   Begin met een leesvraag, bijvoorbeeld welke schermen online zijn. Werkt dat, ga dan pas verder.

Wat de assistent kan doen

Voorbeelden van wat je kunt vragen

Wat werkt er

GymCast draait in een browser. Alles wat een moderne browser op volledig scherm kan openen en aan kan laten staan, werkt. Dit zijn de opties, van goedkoop naar het meest bedrijfszeker.

Wat je op elk apparaat regelt

• Automatisch opstarten. Na een stroomstoring moet het apparaat zelf weer het speleradres openen, zonder dat er iemand met een afstandsbediening naartoe moet.
• Volledig scherm. Geen adresbalk, geen menu, geen cursor in beeld.
• Slaapstand uit. Zet schermbeveiliging en energiebesparing uit, anders gaat het scherm vanzelf zwart.
• Vast netwerk waar mogelijk. Een kabel is stabieler dan de wifi van een sportschool vol telefoons.

Scherm doet niets

Werk deze lijst van boven naar beneden af. In bijna alle gevallen zit het probleem in de eerste drie punten.

Het scherm is zwart

1. Staat het apparaat aan en op de juiste ingang

   Controleer de HDMI-ingang van de tv. Een tv die op de verkeerde ingang staat, lijkt stuk.

2. Staat het scherm op online in het dashboard

   Bij het scherm staat wanneer het zich voor het laatst heeft gemeld. Is dat lang geleden, dan komt het apparaat niet bij het internet.

3. Klopt het adres

   Open het speleradres op je telefoon. Zie je daar de juiste inhoud, dan werkt GymCast en zit het probleem in het apparaat. Zie je niets, dan is het scherm in het dashboard leeg of het adres verkeerd overgenomen.

4. Zit er een playlist aan het scherm

   Een scherm zonder playlist, of met een lege playlist, blijft zwart. Dit is de meest gemiste oorzaak bij een nieuw scherm.

5. Herstart het apparaat

   Haal de stekker eruit, wacht tien seconden, sluit hem weer aan. Komt het scherm nu terug maar valt het er later weer uit, dan is het netwerk de oorzaak.

Het beeld staat verkeerd om

Zet de stand in GymCast en niet in de tv. Staat het in beide, zet het in de tv dan weer op normaal. Zie Liggend, staand en gedraaid.

Het beeld hapert

• Vervang zware video door een lichtere versie of door een afbeelding.
• Maak de afbeeldingen kleiner. Een bestand van tien megabyte is voor een tv veel werk.
• Ga van wifi naar een netwerkkabel.
• Blijft het haperen op een oud apparaat, dan is dat apparaat te licht voor deze inhoud.

Een wijziging komt niet door

De speler haalt elke drie seconden op. Zie je na een minuut nog niets, loop dan dit na:

• De juiste vestiging. Verreweg de meest voorkomende oorzaak. Controleer de naam bovenin.
• Het juiste scherm. Twee schermen met bijna dezelfde naam zijn zo verwisseld.
• De juiste playlist. Je kunt een item toevoegen aan een playlist die nergens aan hangt.
• Opgeslagen. Staat er nog een niet-bevestigde wijziging open op de pagina.

Quotes staan te groot of te klein

Op tv's van voor ongeveer 2020 kan de tekstgrootte afwijken doordat die tv's een oudere browser hebben. Meld het model en het bouwjaar, dan nemen we het mee. Zie Iets melden.

Woordenlijst

De termen die in het dashboard en in deze handleiding terugkomen.

Iets melden

Werkt iets niet, of ontbreekt er iets in deze handleiding, laat het weten. Met de juiste gegevens erbij kunnen we het meestal in één keer nakijken.

Wat we nodig hebben

• Het buildnummer. Onderaan Instellingen staat welke versie, build en datum je gebruikt. Zie Versie en buildnummer.
• De vestiging en het scherm. Welke naam staat erbij in het dashboard.
• Het apparaat. Merk, model en bij een tv ook het bouwjaar.
• Wat je verwachtte en wat er gebeurde. Eén regel per stuk is genoeg.
• Een foto van het scherm, als het om iets zichtbaars gaat.

Stuur het naar info@yosenco-group.nl. Wat we oplossen, komt terug in het releaseoverzicht, met versienummer en datum.